頭がいい人と悪い人の違いってなんでしょうか。
生まれつきの能力の違いだったり、才能の違いだったりがあるんでしょうか。
実はそうではありません。人の能力というのは、大きな差はありません。
ではなぜ人によって違いが生まれるのでしょうか。
実は頭がいい人と悪い人では仕事の進め方に違いがありました。
そこで今回は、仕事ができる人の【段取り習慣】を紹介します。
今回は、段取りの立て方を【超エリート】に話を聞いてみたいと思います。
よろしくお願いします。
2ヶ月単位でスケジュールを立てる
仕事を行う際にどんなスケジュールを立てますか？
ナツさんは普段どんなスケジュールを立てますか？
僕は１週間単位で予定を決めています。
なるほど、ちなみにその予定の立て方で困ったことはありますか？
普段の生活では困ることはないです。
ただ、急な用事が入るとうまくいかないことがあります。
そうですよね、私も以前はそうでした。
なので今は2ヶ月単位でスケジュールを立てるようにしてます。
ここでポイントは、１枚のシートで2ヶ月分を見れるようにしておくことです。
2ヶ月分！？
そんな先まで決めて管理するの大変じゃないですか？
スケジュールを立てれば、そこで道筋ができるので結果としてすごくラクになります。
またスケジュールを立てる上で綿密に立てる必要はないんです。
おそらくナツさんは真面目な方なので１週間パンパンのスケジュールを立ててたのではないでしょうか。
そうでした💦
だから、急な予定変更にすごい焦ってました。。
覚えておいて欲しいのが、世の中予定通りに行くことはほぼ無いです。
なのでスケジュールを立てる時は、綿密な予定より2ヶ月のスケジュールを立てて大雑把に全体像を把握しておく方がうまくいきます。
何もしない時間を作る
先ほどのお話で、スケジュールは2ヶ月立てるメリットはわかりました。
次は具体的に1日単位でどんなスケジュールを立てるのが良いか教えて下さい。
意外かもしれませんが、1日の中で何もしない時間を必ずスケジュールに入れるようにして下さい。
えぇ〜、かなり意外でした。
「朝に頭を使う難しい仕事を終わらせる」とかそういう話を聞くかと思ってました。
多くの人がスケジュールを立てる時に詰め込みすぎてます。
それは自分の能力の過大評価によって起こります。
仕事を進める上で、心がけとしてスピーディに行うようにするのは良いのではないでしょうか？
確かにそれは大事です。
でも今の時代、量より質を求める時代になってます。
大量生産で儲けるのは、高度経済成長の時代までです。
確かに仕事をたくさんやってはいるんですが、質が高いかと言われると微妙です。。
質を高める上で何もしない時間を作って考える時間は確保することはとても大切です。
また何もしない時間を最初から作っておけば緊急対応が必要な時にもスケジュールに大きな狂いが出ることは無くなります。
確かにそうですね、
でも何もしない時間を作った場合、今までより作業時間が短くなって業務が終わらない気がするんですが。。
ここで仕事の整理が必要です。
今の仕事で工夫できる箇所を探し、不要な業務を減らす。
人はルーティンを作って同じ行動をします。
もちろん同じやり方では時間に余裕は生まれません。
なので1日に何もしない時間を作って考える時間を設けるようにしましょう。
優先順位をつける
仕事を進める上で他に意識していることはありますか？
仕事を始める前に必ず優先順位をつけます。
あ、であれば私も優先順位を決めて仕事をやるようにしてます。
なるほど、では１つ質問させて下さい。
優先順位をつけて仕事を始めた後に新しい仕事が来たらどうしてますか？
なんとか新しい仕事も終わるように予定を組み直します。
ナツさんはとても真面目ですね。
でもそうなった場合、何もかもをこなそうとして本当にやるべき仕事ができなくなってしまってないですか？
また無理をして心身ともにストレスの限界を超えてないですかね？
うーん、確かにそうでした💦
安請け合いしたせいでやるべき仕事ができなかった時もありました。
あと体調崩したこともあります。
そうなんですよね。
1日にやれることは時間的にも物理的にも限りがあるわけです。
だからこそ仕事に優先順位をつけたならそれ以外はやらないようにしましょう。
私もできればそうしたいのですが、上司の頼みを断ることができなくて、、
確かに断るのはとても難しいと思います。
でも実際に優先すべきことがあって重要なできなかった場合、それは上司にとってもデメリットになります。
なので状況説明をした上で、「いまどうしてもやらなければならない仕事があるので」と一言伝えて断りましょう。
言うは易く行うは難しですね。。
優先すべき仕事を把握して責任を持って仕事に取り組む姿勢は、尊敬に値します。
決して不真面目な人だとは思われないので大丈夫ですよ。
確かにそうですね。わかりました。
仕事を１つずつこなす
超エリートさんは、おそらく短時間でたくさんの成果を出しているので仕事を進める時にいくつもの仕事を同時並行してると思うんですが、実際はどんな風にやってるんでしょうか。
同時並行で仕事をすることはないです。
仕事は１つずつこなすようにしてます。
えっ！意外です。頭のいい人は、マルチタスクができるからたくさん成果を出してると思ってました。
マルチタスクはオススメしません。
仕事はシングルタスクで進めた方が早く終わります。
早く終わるんですか？
１つずつの方が時間がかかりそうですが。。
マルチタスクの場合、仕事が雑になることで後で修正が必要になります。
シングルタスクは、１つずつ確実に終わらせることができるので結果的に早く
質の高い結果を出すことができます。
確実に終わらせることが大事なんですね。
そうですね。大きなプロジェクトをやる時も一緒です。
仕事内容を見てみると、今までと難易度は変わってません。
仕事の数が増えただけです。
１つずつ仕事を分解して考えれば、やれないことはないんです。
マルチタスクは今後やらないようにします。
はい。
仕事は、１つずつこなして着実に終わらせるように心がけて下さい。
隙間時間を利用する
毎日仕事に追われて時間が足りないと感じるんですが
どうしたらもっと時間作れるようになりますかね？
隙間時間を利用するようにしてみて下さい。
例えば電車移動とかそういう時間ですかね？
もっと細かい隙間時間も利用すべきですね。
多くのビジネスマンが1分も暇な時間はないと考えてしまいがちですが、そんなことはないんです。
例えば、
- 昼食を終えて仕事に戻るまでの時間
- 会議と会議の間の時間
- 仕事先に予定より早めに着いた時のちょっとした待ち時間
１つ１０分の時間だったとしても1日に３つあれば３０分も時間を確保できます。
あ〜なるほど、そういう時間無駄にしてました。
多くの人が仕事と仕事切り替えに時間をかけてます。
切り替えが早くなれば1日の時間はかなり増えます。
確かにそういった隙間時間に何かを生み出したことはなかったです。
この隙間時間は言うなれば自由時間です。
だからこそ好きに使って有効活用していきましょう。
今回のまとめ
今回は年収１０００万円を超える頭がいい人の段取り習慣について紹介しました。
超エリートのやり方は
全体像を把握し→2ヶ月単位でスケジュールを立てる
仕事の進め方を考える時間を作っておきながら→何もしない時間を作る
必ずやるべき仕事を理解した上で→優先順位をつける
着実に終わらせるようにしています。→仕事を１つずつこなす
そして隙間時間にさらにブラッシュアップを図る。→隙間時間を利用する
現代は仕事の質を求められる時代です。
愚直に仕事をやっているだけでは、良い結果には繋がりません。
常に改善点を探して質を高めるよう心がけていきましょう。
それではまた！
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